Unterlagen geprüft, bevor jemand den Vorgang öffnet

Ausgangslage

Ob Finanzierung, Versicherung oder Verkauf einer Immobilie: Ein Maklerbüro läuft seinen Kunden hinterher. Gehaltsnachweise, Ausweis, Grundbuchauszug, Energieausweis. Die Unterlagen kommen per Mail, per WhatsApp, als Foto vom Handy, manchmal doppelt und manchmal unleserlich.

Sortiert wird von Hand. Und oft fällt erst beim Bearbeiten auf, dass ein Nachweis fehlt oder abgelaufen ist. Dann geht eine Nachfrage raus, und der Vorgang liegt wieder.

So würde Paula arbeiten

Paula hat eine Aufgabe: Jeder neue Eingang wird geprüft, bevor ein Mensch ihn anfasst.

1. Erkennen. Paula liest das Dokument, auch Scans und Fotos, und erkennt, was es ist: Gehaltsnachweis, Ausweis, Kontoauszug
2. Benennen und ablegen. Sie gibt der Datei einen sprechenden Namen und legt sie in die Mappe des richtigen Vorgangs
3. Gegen die Checkliste prüfen. Für jede Vorgangsart gibt es eine Liste, was vollständig heißt. Paula hakt ab, was da ist, und markiert, was fehlt oder abgelaufen ist
4. Nachfrage vorbereiten. Fehlt etwas, liegt eine freundliche Nachfrage an den Kunden als Entwurf bereit

Unsichere Fälle markiert sie, statt zu raten. Ein schlechter Scan wird nicht still übernommen.

Was ein Mensch behält

• Die fachliche Prüfung der Unterlagen bleibt bei der Sachbearbeitung
• Nachfragen an Kunden gehen erst nach Freigabe raus
• Eine Stichprobe durch einen Menschen gehört fest dazu. Auch gute Texterkennung liest nicht jeden Scan richtig

Wo die Daten liegen

In einem Maklerbüro geht es um besonders schützenswerte Angaben. Deshalb gibt es zwei Wege. Paula läuft auf einer freigegebenen KI-Plattform mit Hosting in der EU, mit Zugriff nur auf den Eingangsordner. Oder sie läuft auf einem Rechner im Büro, dann geht keine Datei an einen KI-Anbieter. Welcher Weg passt, klären wir vorher.

Was es braucht

Eine Checkliste je Vorgangsart, die im Büro ohnehin im Kopf existiert, und einen festen Ort, an dem alle Eingänge landen. Die Checklisten schreiben wir gemeinsam auf. Das ist oft der wertvollste Teil, weil es danach jeder im Team gleich macht.