Jede Anfrage vorbereitet, bevor jemand ins Postfach schaut

Ausgangslage

In vielen Handwerksbetrieben landet jede Anfrage erst einmal im Büro. Eine Mail zur Wartung, ein Formular von der Website, eine Notiz vom Telefon. Bevor jemand antworten kann, muss er herausfinden: Ist das ein Bestandskunde? Um welche Anlage geht es? Was fehlt noch, damit ein Monteur hinfahren kann?

Das ist keine schwere Arbeit. Aber sie kommt jeden Tag, sie unterbricht alles andere, und sie bleibt liegen, sobald es im Büro eng wird. Der Kunde wartet dann auf eine Antwort, die eigentlich in zwei Minuten geschrieben wäre.

So würde Anna arbeiten

Anna ist ein KI-Mitarbeiter mit genau dieser einen Aufgabe. Sie bekommt eine Rolle, Zugriff auf die Werkzeuge, die sie dafür braucht, und eine Person im Büro, die sie führt. So wie eine neue Kollegin auch.

Lesen und einordnen. Anna liest jede neue Anfrage und erkennt Kunde, Anliegen, Anlage und Dringlichkeit
Nachschlagen. Sie sucht den Kunden in der Kundenliste, die passende Leistung in der Preisliste und freie Zeiten im Kalender der Monteure
Lücken erkennen. Fehlt die Seriennummer oder die Adresse der Baustelle, schreibt sie die Rückfrage gleich mit
Entwurf bereitlegen. Antwort mit Terminvorschlag, im Ton des Hauses, als Entwurf im Postfach
Übergeben. Das Büro prüft, ändert bei Bedarf und schickt ab

Notfälle erkennt Anna an Begriffen wie „Tor klemmt“ oder „lässt sich nicht schließen“ und setzt sie oben auf die Liste. Entscheiden, wer hinfährt, tut weiter ein Mensch.

Was ein Mensch behält

Jede Antwort an einen Kunden geht erst nach Freigabe raus
Termine trägt das Büro ein, Anna schlägt nur vor
Preise außerhalb der Preisliste nennt Anna nie

Wo die Daten liegen

Anna läuft auf einer freigegebenen KI-Plattform mit Hosting in der EU, etwa Langdock. Sie greift mit den Rechten der angemeldeten Person auf Postfach und Kalender zu, also nur auf das, was das Büro ohnehin sieht. Die Mails trainieren kein fremdes Modell.

Was es braucht

Ein gemeinsames Postfach für Anfragen, eine aktuelle Preisliste und eine Kundenliste, auf die die Plattform zugreifen kann. Eingerichtet wird Anna an echten Anfragen aus den letzten Wochen. Nach zwei, drei Wochen im Alltag schärfen wir nach, was sie noch falsch einordnet.