Jede Frist im Blick, bevor sie abläuft

Ausgangslage

Wer Lkw fahren lässt, muss eine Menge nachweisen. Führerschein und Fahrerkarte, die Module nach dem Berufskraftfahrerqualifikationsgesetz, ADR-Schein für Gefahrgut, Unterweisungen, Untersuchungen. Jede dieser Fristen hat ein eigenes Datum und eine eigene Vorlaufzeit.

In diesem Betrieb lag das in Ordnern und im Kopf der Disposition. Das ging lange gut. Dann lief eine Frist ab, obwohl vorher erinnert worden war. Bei der Führerscheinkontrolle haftet der Halter persönlich, und bei Gefahrgut und Luftfracht hängen Aufträge an jedem einzelnen Schein.

Im Gespräch kam ein zweites Thema auf den Tisch: Für manche Einsätze sind nur zwei oder drei Fahrer qualifiziert. Fällt einer aus, steht der Einsatz. Gesehen hat das bisher niemand, weil die Angaben nirgends nebeneinander standen.

Die Lösung

Ein schlankes Fahrercockpit für das Büro. Es kennt 49 Nachweisarten und bündelt sie in Einsatzprofile, etwa „Gefahrgut Stückgut“ oder „Luftfracht“. Ein Fahrer bekommt seine Profile, und daraus ergibt sich von selbst, welche Nachweise er braucht.

• Eine Dringlichkeitsliste zeigt oben, was als Nächstes abläuft
• Erinnerungen auf zwei Wegen: an den Fahrer und an das Büro, weil eine Erinnerung allein erfahrungsgemäß untergeht
• Ein Protokoll im Wortlaut hält fest, welche Nachricht wann an wen ging. Das ist der Nachweis, dass hingewiesen wurde
• Eine Qualifikationsmatrix zeigt auf einen Blick, wo der Betrieb dünn besetzt ist

Fahrer bekommen keinen Zugang. Sie bekommen nur ihre Erinnerungen.

Wo hier die KI steckt

Im Bau, nicht im Betrieb. Ich habe die Anforderungen mit dem Betrieb aufgenommen und als Beschreibung festgehalten. Daraus hat die KI mit mir die Anwendung gebaut, Schritt für Schritt, mit Tests für die Fristenlogik. Von der Beschreibung bis zur lauffähigen Fassung vergingen gut zwei Wochen. Klassisch entwickelt wäre das ein Projekt über Monate.

Im Alltag läuft das Cockpit ganz ohne KI. Es rechnet Fristen aus und verschickt Erinnerungen. Mehr braucht es dafür nicht. Das ist für mich ein wichtiger Teil guter KI-Beratung: zu erkennen, wo KI hilft und wo eine Liste reicht, die sich rechtzeitig meldet.

Wo die Daten liegen

Das Cockpit läuft entweder im Haus oder auf einem Server in Deutschland. Die Daten gehen an keinen KI-Anbieter.

Gespeichert wird bewusst wenig: Name, Kontaktweg, Art des Nachweises, Gültigkeitsdatum und das Kontrollprotokoll. Untersuchungen erscheinen nur als Datum, nie als Befund. Dokumente werden nicht hochgeladen. Jeder Zugriff auf Personendaten wird protokolliert.

Ergebnis

Mit dem Cockpit sieht das Büro auf einer Seite, was als Nächstes fällig ist, und kann jede Erinnerung belegen. Die Matrix macht die dünnen Stellen sichtbar, bevor sie zum Ausfall werden.